Algemeen reglement Werktuigendagen St.-Truiden 2011

Download als PDF

Artikel 1: Toepasselijkheid.

Dit algemeen reglement is van toepassing voor de werktuigendagen Sint-Truiden 2011, een organisatie van de VZW Studiekring Guvelingen vertegenwoordigd door de stuurgroep WTD’11. Deze Werktuigendagen Sint-Truiden staan onder auspiciën van het Ministerie van Landbouw, de Provincie Limburg en de Stad Sint-Truiden.
Het door de wederpartij - met wie degene die een overeenkomst met de stuurgroep WTD’11 sluit, of heeft gesloten wordt aangeduid - zonder commentaar accepteren en behouden van een inschrijving, waarop naar dit algemeen reglement is verwezen, geldt als instemming met toepassing ervan.
Het mogelijk niet van toepassing zijn van een ( deel van een) bepaling van dit reglement laat de toepasselijkheid van de overige bepalingen onverlet.

Artikel 2: Verplichtingen van partijen.

1. Data en locatie van de WTD’11:

1.1. Opbouw stand: vrijdag 27 mei 2011 van 08.00 tot 20.00 (eerder in overleg).
1.2. Werktuigendagen Sint-Truiden:
- zaterdag 28 mei 2011 van 10.00 - 18.00
- zondag 29 mei 2011 van 10.00 - 18.00
1.3. Afbouw stand: maandag 30 mei 2011 van 08.00 - 20.00.
1.4. Locatie: SOLV Tuinbouwschool, Diestersteenweg 146, 3800 Sint-Truiden (België).

2. Aanvaarding van de wederpartij als deelnemer:

2.1. Het inschrijven voor deelneming aan de Werktuigendagen Sint-Truiden 2011 kan geschieden door invulling en ondertekening door de wederpartij van een door de stuurgroep WTD’11 ter beschikking gestelde overeenkomst in tweevoud of door een online-inschrijving via de website van Studiekring Guvelingen.
2.2. De stuurgroep WTD’11 behoudt zich het recht voor een aanvraag tot deelneming af te wijzen.
2.3. Standeenheden worden uitsluitend verhuurd voor de gehele duur van de Werktuigendagen Sint-Truiden 2011.

3. Wijze van deelnemen:

3.1. De stuurgroep WTD’11 verdeelt de beschikbare standeenheden over de deelnemers. De stuurgroep WTD’11 behoudt zich het recht voor de indeling te allen tijde te wijzigen wegens organisatorische redenen.
3.2. Het is niet toegestaan dranken en eten van welke aard ook binnen de terreinen van de Werktuigendagen Sint-Truiden 2011 te (laten) brengen voor consumptie ter plaatse, voor reclame en/of klantenwerving, al dan niet in de vorm van proefmonsters. Alleen na overleg en schriftelijke toestemming van de stuurgroep WTD’11 kan hierop een uitzondering worden toegestaan.
3.3. Het is de deelnemers niet toegestaan gebruik te maken van storende muziek, zulks ter beoordeling door de stuurgroep WTD’11.
3.4. Het is niet toegestaan spandoeken, vlaggen of enig ander promotiemateriaal buiten de eigen stand te verspreiden zonder toestemming van de stuurgroep WTD’11.

4. Inrichting van de stands:

4.1. Aan de wederpartij zal gedurende een voor de aanvang van het evenement door de stuurgroep WTD’11 te bepalen tijd de gelegenheid worden gegeven tot het inrichten van de door hem gehuurde ruimte.
4.2. De stuurgroep WTD’11 bepaalt wanneer aanvoertransporten en inrichtingswerkzaamheden dienen beëindigd te zijn.
4.3. Gedurende het evenement mag geen transportmateriaal op voor het publiek toegankelijke plaatsen aanwezig zijn.
4.4. De werkzaamheden voor de aanleg van elektriciteit dienen voor rekening van de wederpartij te worden uitgevoerd door erkende installateurs.
4.5. De stuurgroep WTD’11 aanvaardt tegenover de wederpartij ten aanzien van de beschikbaarstelling van elektriciteit geen aansprakelijkheid.

5. Gebruik van de stand:

5.1. De wederpartij is verplicht gedurende de tijden dat het evenement voor het publiek toegankelijk is de gehele door hem gehuurde ruimte met artikelen en bedienend personeel bezet te houden.
5.2. De stuurgroep WTD’11 of zijn gemachtigden hebben te allen tijde toegang tot de door de wederpartij gehuurde ruimte.
5.3. Het is de wederpartij uitdrukkelijk verboden de door hem gehuurde ruimte geheel of gedeeltelijk aan derden onder te verhuren of deze gedeeltelijk of geheel aan derden ten gebruike af te staan of deze ruimte met die van andere deelnemers te ruilen.
5.4. Het is de wederpartij niet toegestaan machines, apparaten en/of produkten te exposeren waartoe de fabrikant of erkende importeur geen toestemming heeft verleend.
5.5. De wederpartij is verplicht zich streng te houden aan de door hem gehuurde standeenheid.

6. Ontruiming van de stand:

6.1. De wederpartij is verplicht na sluiting van het evenement gedurende een door de stuurgroep WTD’11 te bepalen termijn de door hem gehuurde ruimte te ontruimen en voor afvoer van goederen en materialen zorg te dragen.
6.2. De wederpartij is verplicht de door hem gehuurde ruimte na gebruik achter te laten in dezelfde staat als die door de stuurgroep WTD’11 aan hem ter beschikking werd gesteld.
6.3. Indien de wederpartij zich aan deze verplichtingen niet houdt, is de gebruiker gerechtigd de door de wederpartij gehuurde ruimte op diens kosten in de oorspronkelijke staat te doen terugbrengen op een door hem te bepalen wijze.

7. Demonstraties:

7.1. De mogelijkheid wordt geboden om deel te nemen aan de geleide demonstraties. Op vaste tijdstippen heeft er een voorstelling plaats van de werktuigen op een gezamenlijk terrein. Deze voorstelling wordt ondersteund met deskundige uitleg. Verder blijft de mogelijkheid tot vrije demonstraties voor klanten bestaan. Wanneer de wederpartij wenst deel te nemen aan deze geleide demonstraties, dan is zij verplicht dit kenbaar te maken op haar inschrijvingsformulier. De deskundige uitleg is volledig gebaseerd op de gegevens die de wederpartij ter beschikking stelt aan de stuurgroep WTD’11, nadat deze hierom schriftelijk verzoekt.
7.2. Indien de wederpartij niet wenst deel te nemen aan de geleide demonstraties, dan is het de wederpartij toegelaten om vrij te demonstreren op de voorbehouden demonstratieterreinen. De wederpartij is zelf verantwoordelijk voor uitleg en organisatie van deze vrije demonstraties.
7.3. De wederpartij dient zich tijdens deze demonstraties strikt te houden aan de toegewezen demonstratieruimtes en/of demonstratierijen.

8. Tentoonstellingen:

8.1. De stuurgroep WTD’11 stelt volgende tentoonstellingsruimten ter beschikking: een serrecomplex en drie loodsen. Verder zijn er tentoonstellingsruimten in open lucht.
8.2. De wederpartij dient zich strikt te houden aan de toegewezen tentoonstellingsruimte(n).

9. Catalogus:

9.1. In de catalogus heeft de wederpartij recht op vermelding van zijn deelname. De catalogus wordt samengesteld naar de gegevens die door de wederpartij aan de stuurgroep WTD’11 wordt doorgegeven (maximum 5 lijnen).
9.2. De stuurgroep WTD’11 bepaalt de wijze waarop vermeldingen worden geredigeerd en behoudt zich tevens het recht voor zonodig de gegevens van de wederpartij in te korten.
9.3. De stuurgroep WTD’11 is niet aansprakelijk voor eventuele onjuistheden, fouten of weglatingen die in de catalogus mocht voorkomen. Zij aanvaardt evenmin aansprakelijkheid jegens derden wegens de opname van onjuiste gegevens van de wederpartij.

Artikel 3: Betaling.

1. Betaling terzake van de ter beschikking gestelde standruimte dient te worden voldaan conform de betalingsvoorwaarden die vermeld zijn op het inschrijvingsformulier.
2. Indien een factuur niet volledig is betaald, zullen de kosten die verband houden met het nemen van gerechtelijke stappen voor rekening van de wederpartij zijn.
3. Indien de wederpartij niet tijdig aan diens betalingsverplichtingen heeft voldaan, dan is de stuurgroep WTD’11 bevoegd de nakoming van de jegens de wederpartij aangegane verplichtingen op te schorten totdat betaling is geschied.
De stuurgroep WTD’11 behoudt zich het recht voor de standruimte aan derden te verhuren en/of aan de wederpartij andere standruimte toe te wijzen.

Artikel 4: Annulering.

1. Bij annulering zal 50 % van het totaalbedrag moeten worden betaald aan de WTD’11.
2. Indien men verstek laat gaan, is men 100 % van het totaal bedrag verschuldigd aan de WTD’11.
3. Annuleringen kunnen slechts aangetekend gebeuren aan de WTD’11.

Artikel 5: Aansprakelijkheid.

1. De stuurgroep WTD’11 is gehouden tot het ter beschikking stellen van standruimte en neemt tevens de door hem noodzakelijk geachte maatregelen voor bewaking van orde en rust, alsmede van de op het evenement aanwezige zaken. Laatst bedoelde objecten zijn en blijven echter voor rekening en risico van de wederpartij en eigenaar ervan. Tijdens de WTD’11 wordt de bewaking uitgevoerd door een bewakingsfirma. Wij adviseren U 's avonds bij het verlaten van de stand de kostbare en kleinere voorwerpen op te bergen of mee te nemen.
2. De stuurgroep WTD’11 aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor beschadiging en/of het onder enigerlei wijze verloren gaan van aan de wederpartij toebehorende en/ of onder diens toezicht geplaatste zaken en/of, al dan niet, tengevolge daarvan door de wederpartij of derden/bezoekers van het evenement geleden schade en/of welke (gevolg)schade dan ook.
3. De wederpartij is aansprakelijk voor alle schade en vrijwaart de stuurgroep WTD’11 tegen iedere aanspraak van derden, waaronder bezoekers, terzake van vergoedingen van schade ontstaan door toedoen of nalatigheid van hemzelf, diens personeel en  iens lasthebbers, dan wel door diens inzendingen en/of door hem geëxposeerde zaken e.d.

Artikel 6: Verzekering.

1. De wederpartij verplicht zich jegens de stuurgroep WTD’11 om voor eigen rekening en risico een verzekering af te sluiten die op uitgebreide condities dekking geeft tegen schade, zoals die ingevolge brand, blikseminslag, storm, regen, ontploffing, uitstoot van rook en roet, diefstal en vandalisme. Voorts is de wederpartij verplicht om voor diens rekening en risico een verzekering burgerrechtelijke aansprakelijkheid af te sluiten.
2. De stuurgroep WTD’11 is ten alle tijde bevoegd inzage in de verzekeringspolis(sen) van de wederpartij te verlangen.

Artikel 7: Slotbepalingen.

1. De stuurgroep WTD’11 zorgt voor de handhaving van de orde. Hij regelt en beperkt zonodig de openstelling voor het publiek en stelt de toegangsprijzen vast.
2. De wederpartij en diens personeel/gemachtigden zijn gehouden zich correct, rustig en niet aanstootgevend te gedragen overeenkomstig de door of namens de stuurgroep WTD’11 uitgevaardigde bepalingen en aanwijzigingen.
3. De stuurgroep WTD’11 behoudt zich het recht voor een ieder, zonder opgave van redenen, de toegang tot de terreinen en gebouwen waarin het evenement wordt gehouden, te ontzeggen.
4. In alle gevallen waarin de onderhavige voorwaarden niet voorzien, beslist de stuurgroep WTD’11.